巴南交通发〔2023〕127号

重庆市巴南区交通局

关于印发巴南区交通运输行政执法全过程数据化记录工作机制暨数字化归档管理制度的通知

局机关各科室、局属各单位、交通执法巴南区大队：

现将《巴南区交通运输行政执法全过程数据化记录工作机制暨数字化归档管理制度》印发给你们，请严格贯彻执行。

重庆市巴南区交通局

2023年6月15日

（此件公开发布）

巴南区交通运输行政执法全过程数据化记录

工作机制暨数字化归档管理制度

第一条 为严格规范交通行政执法行为，加强执法监督，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政强制法》、《中华人民共和国档案法》、《国务院办公厅关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》（国办发〔2018〕118号）、《交通运输行政执法程序规定》等法律法规规章和上级行政规范性文件的规定和要求，结合辖区交通运输行政执法工作实际，制定本制度。

第二条 行政执法全过程数据化记录暨数字化归档管理是指在交通运输行政执法过程中，执法机构及其执法人员通过网上办案系统完成执法案卷制作，以及充分利用照相机、录音机、录音笔、摄像机、执法记录仪、手持执法终端和电子监控等音像记录设备或其他视频监控设施等手段，对行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查、行政征收征用等行政执法活动全过程进行数据化记录和归档管理的活动和结果。

本制度所称行政执法数字化记录信息（以下简称“数字化记录信息”）是指交通运输行政执法机构在履行行政执法职能工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于硬盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

本制度所称归档的数字化记录信息的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

本制度所称数字化归档管理包括电子文件归档与电子档案管理。

第三条 各交通运输行政执法机构包括执法案件具体承办单位按照“谁承办、谁负责”原则直接负责本单位行政执法全过程数据化记录与数字化归档管理工作。

第四条 行政执法全过程数据化记录应当坚持合法、客观、公开的原则，根据行政执法行为的性质、种类、现场、阶段不同，采取适当、有效、合法的方式和手段对执法全过程实施数据化记录。

有关行政执法全过程数据化记录工作机制和具体要求参照《重庆市交通局关于印发<重庆市交通行政执法公示办法><重庆市交通行政执法全过程记录办法><重庆市交通重大行政执法决定法制审核办法>的通知》文件和《巴南区交通运输行政执法音像记录管理制度》中的相关规定执行。

第五条 行政执法数字化归档管理应当遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则，做到归档管理集中统一、收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。涉及国家秘密档案的管理还应当符合保密管理的相关规定。

第六条 交通行政执法机构及其有关工作人员应当遵守《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等有关法律法规规章和国家关于电子文件归档与电子档案管理的标准规范的规定，不断规范数字化归档管理工作，确保归档的数字化记录信息的安全、有效、真实和完整。

第七条 交通运输行政执法机构应当建立严格的电子化管理制度，贯彻执行国家《电子文件归档与电子档案管理规范》总则中已经明确的内部工作机构（科室）之间在电子文件归档和电子档案管理方面的职责与分工。

第八条 行政执法数字化记录信息归档管理所需的基础设施的配备，数字化档案的形成、收集、储存、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交以及信息化建设等工作，应严格按照《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等有关法律法规规章和《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准规范的规定执行。

第九条 行政执法数字化记录信息的归档目前主要采用物理归档方式或其他符合有关档案管理法律法规规章和国家标准规范要求的方式进行。

物理归档是指把计算机及其网络中的数字化记录信息集中传输至可脱机保存的载体上。专用软件产生的数字化记录信息应转换为通用型电子文件。

纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）执行，录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62）执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

第十条 文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。电子化档案实现随办随归的，应当按规定履行登记手续，记录电子文件归档过程元数据。

任何单位和个人不得将应归档材料据为己有或拒绝归档。

第十一条 数字化记录信息归档时，机读目录、相关软件、其他文字信息说明应与相对应的电子文件一同归档保存。数字化复制件也应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

第十二条 利用数字化档案应当履行利用登记手续，由档案保管人员负责档案利用登记和利用效果反馈记录。未经批准，任何单位和个人不得擅自使用电子文件。归档数字化记录信息的封存载体也不得擅自外借。未经本单位负责人批准并履行相应的内部登记手续，任何单位和个人不得擅自通过查阅、复制、借用、调用等方式利用归档数字化记录信息及其电子文件或封存载体。档案保管工作人员应对所有利用活动及时跟踪和监督。

对行政执法案件数字化档案的利用还应同时遵守交通运输部、市政府、市交通局关于行政执法案件卷宗档案使用与归档管理的规定。

第十三条 交通运输行政执法机构应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。其中电子档案应当制定备份方案和策略，采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的，应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。

第十四条 交通运输行政执法机构应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入本单位总体应急预案。

第十五条 交通运输行政执法机构应当定期组织内部相关部门负责人、经办人员对已达到保管期限的数字化档案进行鉴定处置。鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的数字化档案，应当重新划定保管期限并作出标注；对确无保存价值的数字化档案，应当按规定予以销毁。

第十六条 经鉴定并经交通运输行政执法机构负责人逐级审查批准可以销毁的数字化档案，应当按照以下程序销毁：

（一）档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；

（二）本单位分管档案工作的单位负责人、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见；

（三）档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

第十七条 档案销毁应当在指定场所进行。

电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。

涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

任何单位和个人不得擅自销毁归档数字化记录信息及其电子文件或封存载体。

第十八条 本制度自印发之日起执行。本制度若与我国现行法律法规规章、标准规范和上级行政规范性文件相冲突，则相冲突的部分无效。本制度印发后，有关法律法规规章、上级行政规范性文件和标准规范进行了修改调整或出台了最新规定的，按照最新规定同步执行；有关上位规定废止的，废止部分不再同步适用。

抄送：区依法治区办，市交通局。

重庆市巴南区交通局办公室 2023年6月15日印发